Gestión eficiente de gastos: Cómo las empresas pueden ahorrar hasta un 12% mensual

La gestión eficiente de los gastos operativos es un reto constante para las empresas, especialmente en economías dinámicas como la colombiana. En 2024, el país alcanzó un récord con 1,56 millones de empresas formales activas, según cifras de la Presidencia de la República. Sin embargo, muchas de estas organizaciones enfrentan dificultades para mantener un control efectivo sobre sus costos internos, lo que impacta directamente su sostenibilidad y competitividad.

La administración de estos gastos abarca desde la solicitud de compras y la gestión de contratos hasta el manejo de proveedores y la ejecución de pagos. Una estructura organizada y optimizada en este proceso no solo reduce costos, sino que también impulsa decisiones empresariales más estratégicas.

Ariel Puga, CEO y cofundador de Finnecto, lo explica así: "En muchas empresas, el proceso de gestión del gasto sigue siendo fragmentado, lo que genera falta de visibilidad, duplicidad de esfuerzos y decisiones poco estratégicas. Además, aquellas que utilizan sistemas globales enfrentan altos costos y retrasos debido a personalizaciones complejas, pues estos sistemas no suelen contemplar las particularidades locales".

Con base en su experiencia liderando una plataforma que automatiza la gestión de compras y pagos, el equipo de Finnecto comparte seis recomendaciones para que las empresas optimicen su gestión de gastos operativos:

1. Descentralizar la gestión, centralizar la visibilidad

Uno de los principales desafíos es la dispersión de la información entre áreas como finanzas, compras, operaciones, legal y auditoría. Esta fragmentación dificulta la toma de decisiones y aumenta el riesgo de errores. Centralizar la visibilidad en una plataforma única permite acceder en tiempo real a los datos clave: qué se gasta, dónde y por qué. Esta práctica no solo facilita el control presupuestario, sino que alinea las decisiones con los objetivos estratégicos de la empresa.

2. Adaptar los procesos a las necesidades locales

Cada país tiene regulaciones específicas que afectan directamente la gestión financiera. En Colombia, aspectos como las retenciones fiscales y los reportes obligatorios a las entidades reguladoras exigen procesos adaptados a estas particularidades. Ignorar estos requisitos puede derivar en sanciones y entorpecer la operación empresarial.

3. Automatizar procesos para mayor eficiencia

La digitalización de tareas repetitivas, como la solicitud y aprobación de compras o el procesamiento de pagos, reduce errores humanos y tiempos de ejecución. Puga señala que "clientes de Finnecto han logrado ahorros mensuales del 10% al 12% gracias a una mayor visibilidad y control de su gasto, además de una reducción del 60% en el tiempo de los ciclos de gasto".

4. Fortalecer la relación con proveedores

Los proveedores son aliados estratégicos para el buen funcionamiento operativo. Automatizar su gestión, desde el registro hasta la evaluación, facilita la identificación de socios confiables y optimiza las negociaciones. Disponer de una base de datos actualizada y centralizada permite tomar decisiones basadas en datos y mitigar riesgos asociados a incumplimientos.

5. Utilizar datos para la toma de decisiones inteligentes

Generar reportes detallados y en tiempo real ofrece una visión clara de los patrones de gasto, posibles riesgos y oportunidades de optimización. Este enfoque basado en datos impulsa la toma de decisiones informadas, alineadas con los objetivos de rentabilidad y crecimiento de la empresa.

6. Integrar los sistemas ERP de manera nativa

Al momento de implementar una solución de automatización, es fundamental que esta pueda integrarse con los sistemas ERP existentes, como SAP, Oracle, NetSuite u Odoo. Las integraciones nativas simplifican la adopción tecnológica, reducen costos de personalización y mejoran la eficiencia operativa al unificar los flujos de trabajo en una misma plataforma.

Sobre Finnecto

Finnecto es una plataforma que automatiza y unifica los procesos de compras, pagos y gastos operativos para medianas y grandes empresas. Su tecnología permite gestionar flujos de trabajo y políticas corporativas desde una solución integrada, facilitando la colaboración entre distintas áreas. Con presencia en Chile, Perú, México y Colombia, ya administra más de 50 millones de dólares en gastos operativos en el mercado colombiano.

Fuente: Sistema Integrado Digital