Cómo recuperar espacio en Gmail y Google Drive sin pagar o eliminar archivos importantes

Existen ciertas funciones, a veces poco visibles, pero muy efectivas, con las que se puede optimizar el almacenamienot gratuito que Google ofrece a cada usuario.

¿Por qué se llena tan rápido el almacenamiento de Google?

Es importante tener presente que cada cuenta de Google tiene 15 GB gratis de almacenamiento, las cuales se comparten entre Gmail, Google Drive y Google Fotos. Pese a que esa capacidad puede parecer generosa, actualmente es insuficiente teniendo en cuenta la gran cantidad de fotos, videos y archivos que los usuarios guardan en sus perfiles. 

Los correos electrónicos con archivos adjuntos pesados, documentos compartidos, fotos y videos que se automáticamente en Google Fotos, rápidamente consumen el espacio disponible sin que el usuario lo note. 

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Aunque parezca la medida más eficiente, no es necesario borrar archivos importantes ni pagar por Google One para recuperar espacio.

¿Cómo recuperar espacio en Gmail y Google Drive sin pagar? 

Usar filtros avanzados en Gmail para detectar correos pesados

Una forma eficaz de liberar espacio en Gmail sin eliminar información valiosa es aplicar los filtros en el correo. Esto permitirá organizar todos los correos recibidos para sy tamaño y así será más sencillo borrar los mails que no tienen utilidad. 

Para aplicar este método solo basta con escribir en la barra de búsqueda de Gmail el filtro has:attachment larger:10M. Con este comando se generará un listado con todos los correos que tienen archivos adjuntos cuyo peso es superior a 10 MB. 

Posteriormente, el usuario puede revisar los mensajes que aparecen en la lista y eliminar los que considere que no tienen utilidad alguna. Incluso podría descargar en un computador los archivos adjuntos de algunos correos y así almacenar información valiosa sin ocupar espacio en Gmail.  

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Revisar y vaciar la carpeta de spam y papelera

Gmail posee con un sistema que identifica ciertos mensajes sospechosos y automáticamente los mueve a la carpeta de spam. Pese a que dichos correos son borrados en 30 días, es recomendable hacer una limpieza manual frecuente para liberar espacio más rápido.

Lo mismo aplica para la papelera, allí suelen quedar los mensajes y archivos eliminados anteriormente, consumiendo espacio de almacenamiento de forma innecesaria.

Cómo liberar espacio en Google Drive sin perder contenido importante

Usar el panel de gestión de almacenamiento

Los usuarios pueden detectar archivos pesados usando el panel de gestión de almacenamiento de Google Drive. Mediante este recurso es posible ordenar los archivos por tamaño, para ello, solo se debe acceder al siguiente enlace: https://drive.google.com/drive/quota

Desde este apartado es posible visualizar los archivos más pesados que están guardados en el Drive del usuario y así será posible determinar qué elementos pueden ser guardados en un disco externo para así recuperar espacio en la nube.

 Identificar y eliminar archivos duplicados

Al sincronizar carpetas desde múltiples dispositivos, es común que se creen archivos duplicados. Pero existen herramientas gratuitas que permiten escanear Drive para detectar qué elementos podrían ser eliminados de forma segura.

Google Fotos: el tercer gran consumidor de almacenamiento

Las fotos y videos que se guardan en Google Fotos también ocupan espacio de los 15 GB gratuitos. Una opción para recuperar espacio es cambiar la calidad de copia de seguridad usando la opción de “Ahorro de almacenamiento” y eliminar capturas de pantalla, imágenes repetidas y otros de poca utilidad que ocupan espacio.

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Otras tácticas útiles para recuperar espacio en Google

Revisar archivos compartidos que ya no se utilizan: desde el panel lateral de Drive, se puede acceder a la opción “Compartidos conmigo”. Es posible que en ese apartado se encuentren archivos que otros usuarios han compartido hace años y que no tienen ninguna utilidad.

Pese a que estos archivos no siempre ocupan espacio en la cuenta del usuario, sí pueden generar cierta confusión al momento de organizar los documentos o archivos. Pero si han sido movidos o copiados a "Mi unidad", sí estarán consumiendo almacenamiento.

Eliminar archivos de la aplicación de WhatsApp en Google Drive

Quienes tienen copia de seguridad de WhatsApp en Drive, deben tener presente Google no permite ver ni gestionar directamente el contenido de esa copia, pero sí es posible eliminarla.

Para ello, se debe acceder al enlace drive.google.com, luego pulsar en el ícono de engranaje, seleccionar la opción Configuración y luego elegir en Administrar aplicaciones. Después habrá que buscar la opción WhatsApp y usar la función para eliminar la copia.

Usar el verificador oficial de almacenamiento de Google

Google cuenta con una herramienta que permite revisar en detalle todos los elementos que están ocupando espacio en la cuenta del usuario. Basta con acceder al link https://one.google.com/storage. 

En este apartado se muestra una gráfica que revela cuánto espacio ocupan Gmail, Drive y Fotos. Además, ofrece recomendaciones para liberar espacio de forma segura.

¿Qué pasa si se alcanza el límite de los 15 GB?

Cuando el almacenamiento se llena, el usuario no puede enviar ni recibir correos, subir archivos a Drive, ni crear nuevas copias de seguridad de WhatsApp. Además, la cuenta corre el riesgo de estar en estado “suspendido” si el usuario no toma acciones durante mucho tiempo.

¿Conviene pagar por Google One?

Google ofrece su servicio Google One para ampliar el almacenamiento desde 100 GB en adelante, a cambio de un pago mensual o anual. Aunque es una solución práctica para usuarios que manejan archivos muy pesados, muchas personas pueden evitar este gasto si aplican buenas prácticas de gestión del espacio.